CRM für Maschinenbau, Handwerk und KMUs

In diesem Beitrag nehme ich dich mit auf eine praktische Tour durch ein All‑in‑One‑CRM, das ich für Maschinenbau‑, Handwerks‑ und KMU‑Betriebe vorkonfiguriere. Viele meiner Kundinnen und Kunden kennen das Problem: Excel‑Listen, Post‑it, unterschiedliche E‑Mail‑Tools, mehrere Kalender, ein Warenwirtschaftssystem — und am Ende weiß keiner so richtig, wo welche Information liegt. Genau dieses Tool‑Chaos löst das System, das ich hier vorstelle.

Ich erkläre dir, was ProMech CRM wirklich kann, welche Funktionen für dein Unternehmen relevant sind und wie du konkrete Prozesse — Kundenkommunikation, Terminverwaltung, Rechnungsstellung, Marketing und Automationen — zentralisieren und automatisieren kannst. Am Ende findest du eine FAQ mit konkreten Antworten auf die häufigsten Fragen.

Inhaltsverzeichnis

Warum ein All‑in‑One‑CRM für KMUs und Handwerksbetriebe sinnvoll ist

Viele Unternehmen wachsen organisch. Anfangs reicht Excel, der Chef weiß alles aus dem Kopf und ein einzelnes E‑Mail‑Konto reicht. Mit wachsender Teamgröße und komplexeren Abläufen entsteht ein Werkzeugwald: Telefonnotizen hier, WhatsApp‑Gruppen dort, ein Kalender für Termine und ein anderes Tool für Kundendaten. Das führt zu drei großen Problemen:

• Wissensverlust: Informationen sind dezentral und hängen oft am Wissen einzelner Personen.

• Effizienzverlust: Mitarbeitende verschwenden Zeit mit Suchen, Nachfragen und Datenübertragungen.

• Skalierungsprobleme: Prozesse sind nicht reproduzierbar, neue Mitarbeitende brauchen lange Eingewöhnungszeiten.

Ein gut konfiguriertes All‑in‑One‑CRM bündelt Kommunikation, Termine, Kontakte, Rechnungen, Marketing und Automatisierungen an einer Stelle. Das reduziert Medienbrüche, verbessert Transparenz und macht Wissens‑ und Aufgabenübergaben planbar.

Überblick: Welche Kernmodule das System bietet

Das System, das ich vorstelle, enthält alle relevanten Bausteine für KMUs und Handwerksbetriebe. Hier die wichtigsten Module im Überblick:

• Dashboard (Zentrale Übersicht)

• Inbox/Conversations (Alle Kanäle an einem Ort: E‑Mail, Instagram, Facebook, WhatsApp, SMS)

• Kalender & Buchungssystem (Alternativ zu Calendly, mit Einbett‑Code für Website)

• Kontaktmanagement mit Import, Tags und individuellen Feldern

• CRM‑Pipelines mit frei konfigurierbaren Phasen

• Aufgaben, Termine, Dokumente und Zahlungsprofile pro Kontakt

• Rechnungsstellung & Zahlungsabwicklung

• Voice‑AI (Telefon‑Assistent mit Zugriff auf Wissen und Kalender)

• Conversational AI / Chatbot für Website und Buchungen

• Social Media Management & Planung (CSV‑Uploads, RSS, wiederkehrende Posts)

• E‑Mail‑Marketing & Kampagnen

• Automationen mit zahlreichen Triggern und Aktionen

• Funnel‑ und Website‑Builder, Memberships und Kursverwaltung

• Mobile App‑Zugriff und Integrationen (Google Drive, Google Business Reviews etc.)

Das Dashboard: dein täglicher Blick auf das Wesentliche

Das Dashboard ist die erste Anlaufstelle. Es zeigt aggregierte Kennzahlen aus verschiedenen Datenquellen und ist individuell anpassbar. Du entscheidest, welche KPIs und Listen dir wichtig sind — offene Angebote, anstehende Termine, neue Nachrichten oder Leads in bestimmten Pipeline‑Phasen. In der vorkonfigurierten Version, die ich anbiete, sind bereits sinnvolle Widgets und Automationen hinterlegt, damit du nicht bei Null anfangen musst.

Kommunikationszentrale: Alle Kanäle in einer Inbox

Eine der größten Produktivitätsgewinne ist die Zusammenführung aller Kommunikationskanäle in einer einzigen Inbox. Das bedeutet konkret:

• Direktes Antworten auf Instagram‑DMs, Facebook‑Nachrichten, Google Messages, WhatsApp, SMS und E‑Mails aus einem Interface.

• Keine ständige App‑Wechsel mehr — alles ist protokolliert und kann bei Bedarf als Aufgabe oder Termin weiterverarbeitet werden.

• Kontext: Jede Konversation ist mit dem Kontakt verknüpft, sodass du direkt Einsicht in frühere Nachrichten, Dokumente oder offene Aufgaben hast.

Praktisch: Du kannst aus jeder Konversation heraus direkt eine Aufgabe erstellen und einem Mitarbeiter zuweisen. Das ist Gold wert, wenn aus einer Kundenanfrage ein konkreter To‑Do‑Punkt wird (z. B. Angebot erstellen, Maschine inspizieren, Ersatzteil bestellen).

Kalender & Buchungen: Bye‑bye Calendly

Das System enthält ein vollständiges Terminbuchungsmodul, das du an deine URL anpassen und per Embed‑Code auf deiner Website einbinden kannst. Funktionen im Detail:

• Mehrere Kalender pro Nutzer (z. B. Außendienst, Empfang, Beratung)

• Einstellungen wie Logo, Beschreibung, Redirect‑URL nach der Buchung

• Möglichkeit, unterschiedliche Meeting‑Typen (z. B. Vor-Ort‑Besichtigung, Online‑Beratung) anzulegen

• Integration mit externen Kalendern zur Verfügbarkeitssynchronisation

Für viele Handwerksbetriebe bedeutet das: keine zusätzlichen Kosten für Tools wie Calendly und weniger Reibung bei der Terminvergabe.

Kontaktmanagement: Mehr als eine Adressliste

Kontakte sind das Herzstück jedes CRM. In diesem System kannst du Kontakte per CSV importieren, Tags setzen, individuelle Felder anlegen und sogar die AI nutzen, um eine Importliste zu generieren. Zu jedem Kontakt hast du einen zentralen Kommunikations‑ und Informationsbereich:

• Nachrichten (alle Kanäle)

• Aufgaben und Termine

• Dokumente und Zahlungsprofile

• Notizen und interne Vorfälle

• Verknüpfungen zu Angeboten, Aufträgen oder Projekten

Ein Beispiel aus der Praxis: Du bekommst eine WhatsApp‑Nachricht, in der der Kunde Rückfragen zu einem Angebot hat. Du antwortest direkt aus dem CRM, erstellst eine Aufgabe "Angebot anpassen" und legst einen Termin für die Nachverhandlung an — alles in wenigen Klicks.

CRM‑Pipelines: Verkaufsschritte flexibel abbilden

Die Pipelinefunktion ist besonders mächtig, weil du die Phasen genau an dein Geschäft anpassen kannst. Standardphasen könnten sein:

• Lead

• Termin gebucht

• Beratung durchgeführt

• Angebot erstellt

• Angebot akzeptiert

• Kunde

Du kannst neue Schritte hinzufügen (z. B. "Angebot nachfassen", "Material bestellt", "Montage geplant") und Automationen daran koppeln: Wenn ein Lead in "Angebot erstellt" wechselt, kann automatisch eine Erinnerung nach X Tagen erstellt oder ein Follow‑Up‑E‑Mail ausgelöst werden. So verpasst du keine Nachfassaktion mehr.

Zahlungen & Rechnungen: Grundfunktionen integriert

Das CRM bietet eine Basis zur Rechnungserstellung und Zahlungsabwicklung. Wenn du bereits ein Steuerberater‑integriertes System hast, kannst du die Abrechnung dort weiterführen; ansonsten reicht die integrierte Lösung für viele KMUs aus. Vorteile:

• Angebote lassen sich in Rechnungen umwandeln

• Zahlungsstatus wird in der Pipeline sichtbar

• Integrationen zu Zahlungsanbietern (z. B. Stripe) möglich

AI & Voice Assistant: Telefonie neu denken

Ein echtes Highlight ist der Voice‑AI‑Assistent. Du kannst diesem Assistenten eine Telefonnummer zuweisen und ihm Wissen geben (Website, FAQs, interne Dokumente). Funktionen und Vorteile:

• Der Assistent kann Anrufe annehmen, Termine vereinbaren, einfache Fragen beantworten und Informationen weiterleiten.

• Er hat Zugriff auf Kalender mehrerer Mitarbeitender, sodass er freie Termine anbietet und automatisch bucht.

• Er entlastet Empfang oder Geschäftsführung — ideal, wenn Mitarbeiter nur in Teilzeit sind oder du selbst unterwegs bist.

„Das Beste: Du bleibst konzentriert bei deiner Arbeit und die KI übernimmt die Back‑Office‑Anrufe.“

Zusätzlich zur Voice‑AI gibt es Conversational AI‑Bots, die du auf deiner Website integrieren kannst. Kunden können darüber Termine buchen, Fragen stellen oder an einen konkreten Ansprechpartner weitergeleitet werden.

Marketing: Social Media, E‑Mail und Automationen

Das System vereint Social‑Media‑Management und E‑Mail‑Marketing in einem Tool. Du kannst:

• Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, YouTube, Pinterest und Google Business verbinden

• Beiträge planen, Serienbeiträge via CSV hochladen und wiederkehrende Posts anlegen

• E‑Mail‑Kampagnen erstellen und segmentierte Workflows laufen lassen

• RSS‑Feeds nutzen, um Content automatisch zu generieren

Für KMUs ist besonders die Möglichkeit interessant, wiederkehrende Nachpflege- und Nurturing‑E‑Mails zu automatisieren: Hat sich ein Lead angemeldet, läuft eine vorgefertigte Serie mit Mehrwertinhalten und konkreten CTA‑Schritten.

Automationen: Zeit sparen mit Workflows

Automationen sind das Herz für wiederkehrende Aufgaben. Du arbeitest mit Triggern (z. B. „Kontakt erstellt“, „Pipeline‑Phase gewechselt“, „Termin gebucht“), Aktionen und Bedingungen. Beispiele:

• Geburtstagsautomation: Kontakt hat Geburtstag → personalisierte Grußnachricht via WhatsApp oder E‑Mail.

• Follow‑Up nach Angebot: Angebot gesendet → Erinnerung nach 7 Tagen, erneute E‑Mail mit anderem Angebotstext.

• Auftragsabschluss → automatischer Versand einer E‑Mail mit Pflegehinweisen und Bitte um Google‑Bewertung.

Die Anzahl möglicher Trigger und Aktionen ist groß — deshalb ist eine initiale Konfiguration sinnvoll, damit du nicht in hunderten Optionen untergehst.

Funnels, Websites, Memberships & Kurse

Wenn du Online‑Leistungen anbietest oder Onboardingprozesse digitalisieren willst, bietet das System auch:

• Drag‑and‑drop Funnel‑ und Seitenbuilder

• Mitgliedschaftsbereiche und Kursverwaltung

• Möglichkeit, Zertifikate automatisch zu verschicken

• Native Integration zu Zahlungsprozessoren (z. B. Stripe) für monatliche Pläne

Das ist besonders nützlich, wenn du standardisierte Onboarding‑Kurse, Wartungspläne oder Schulungen für Kunden bereitstellen willst. So bleibt Wissen beim Kunden und du sparst Nacharbeit.

Reputation & Google Bewertungen automatisieren

Eine wirkungsvolle Praxis ist die Automatisierung von Bewertungsanfragen: Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, kann eine automatisierte Nachricht mit dem direkten Link zur Google Firmenprofil‑Bewertung verschickt werden. Viele KMUs vergessen diesen Schritt — dabei ist die Sichtbarkeit in der lokalen Suche enorm wichtig.

Einstellungen, Benutzer & Rollenmanagement

Für die Praxis entscheidend: Du kannst mehrere User mit unterschiedlichen Rollen anlegen. Beispiele für Rollen:

• Admin: Vollzugriff

• Vertrieb: Zugriff auf Leads, Pipeline und Kalender

• Social Media Manager: Nur Zugriff auf Social‑Kanäle und Content

• Backoffice/ Empfang: Zugriff auf Termine und Konversationen

Ebenso lassen sich dedizierte Sending‑Domains für E‑Mails einrichten (z. B. mail.deinedomain.de), damit die Zustellbarkeit der Newsletter steigt und Spam‑Probleme reduziert werden.

Kosten vs. Nutzen: Warum ich den Preis zahle

Ich selber nutze die SaaS‑Variante dieses Systems und zahle etwas über 400 € im Monat. Auf den ersten Blick erscheint das viel, aber die Rechnung ist einfach:

• Zeitersparnis durch wegfallende Medienbrüche

• Weniger Fehler und Nachfragen durch transparente Prozesse

• Schnellere Reaktionszeiten — bessere Kundenzufriedenheit

• Möglichkeit, standardisierte Onboarding‑ und Vertriebsprozesse zu skalieren

Wenn du die eingesparte Zeit und die höhere Abschlussquote gegenrechnest, rechnet sich das Tool in vielen Fällen schnell. Außerdem biete ich vorkonfigurierte Setups an: Du bekommst ein System, das für dein Gewerbe eingerichtet ist, inklusive Import deiner Kontakte, Automationen und einer Einweisung. Das spart dir Wochen an Lern‑ und Einrichtungszeit.

Wie ich dich unterstützen kann

Ich biete zwei Wege an:

1. Do‑it‑yourself: Du buchst das Tool direkt beim Anbieter und richtest es selbst ein. (Direktlink zum Tool ist in meiner Beratung verfügbar.)

2. Vorkonfiguriertes Setup & Coaching: Du bekommst ein komplettes, für Maschinenbau/Handwerk vorgefertigtes System, ich importiere Kontakte, richte Automationen ein und gebe Schulungen.

Wenn du Interesse an einem kostenfreien Beratungsgespräch hast, kannst du direkt einen Termin vereinbaren:

Praxisbeispiele: So setzt du das System konkret ein

Hier drei konkrete Use‑Cases aus der Praxis, die zeigen, wie schnell Nutzen entsteht:

Use‑Case 1 — Kleiner Handwerksbetrieb (3–8 Mitarbeiter)

Ausgangslage: Termine, Angebote und Aufträge liefen über Telefon, Excel und Post‑it. Nacharbeiter war häufig der Geschäftsführer.

Maßnahmen:

• Contacts importieren und zentralisieren

• Kalender für Außendienst und Büro synchronisieren

• Pipeline mit Phasen „Beratung“, „Angebot“, „Bestellung“, „Montage“ anlegen

• Automatischer Versand einer Pflege‑E‑Mail plus Bewertungslink nach Abschluss

Ergebnis: Deutliche Reduktion von Doppelanrufen, schnelleres Nachfassen und bessere Auslastung der Monteure.

Use‑Case 2 — Maschinenbau‑Dienstleister (10–20 Mitarbeiter)

Ausgangslage: Komplexe Angebote, lange Entscheidungsprozesse, mehrere Ansprechpartner beim Kunden.

Maßnahmen:

• Lead‑Qualifizierung im CRM mit automatisierten E‑Mail‑Sequenzen

• Integration von Zahlungsanbieter für Teilzahlungen

• Voice‑AI als Telefonassistent mit Kalenderzugriff

Ergebnis: Höhere Abschlussquote durch konsequentes Nachfassen, klare Verantwortlichkeiten und geringere Reaktionszeiten.

Use‑Case 3 — Dienstleister/Consultant

Ausgangslage: Viele Website‑Anfragen, manuelle Terminvergabe, kein standardisiertes Onboarding.

Maßnahmen:

• Website‑Chatbot für Terminbuchung und FAQ

• Automatisches Onboarding: Kursbereich mit Einstiegsvideos und Dokumenten

• Funnel zur Leadgenerierung mit integriertem Zahlungsprozess

Ergebnis: Weniger Verwaltungsaufwand, mehr direkte Buchungen und ein standardisiertes, skalierbares Kundenerlebnis.

Tipps für die erfolgreiche Einführung

• Starte mit einem klaren Ziel: Welche drei Probleme sollen zuerst gelöst werden?

• Importiere Kontakte sauber und nutze Tags für Segmentierung.

• Baue eine einfache Pipeline mit 4–6 Phasen und erweitere sie nach Bedarf.

• Automatisiere kleine Routineaufgaben sofort (z. B. Willkommens‑E‑Mail, Bewertungsanfrage).

• Schule das Team: Rollen und Rechte klar definieren.

• Nutze die Voice‑AI und Bot‑Funktionen dort, wo sie echten Mehrwert schaffen (Reception, Terminvereinbarung).

Häufige Fragen (FAQ)

1. Für welche Unternehmensgröße ist das System geeignet?

Das System ist besonders gut geeignet für kleine und mittlere Unternehmen (3–100 Mitarbeiter), Handwerksbetriebe und Maschinenbau‑Dienstleister. Es skaliert gut: Du kannst klein starten und nach Bedarf Module wie Funnels, Memberships oder zusätzliche Automationen hinzubuchen.

2. Ich nutze bereits ein ERP oder Buchhaltungstool — kann das CRM integriert werden?

Ja. Viele ERP‑ und Buchhaltungsprogramme lassen sich integrieren oder über Webhooks/Schnittstellen anbinden. Entscheidender Punkt: Du musst nicht alle Finanzprozesse sofort migrieren. Nutze am Anfang die Kernfunktionen (Kommunikation, Termine, CRM) und integriere die Buchhaltung Schritt für Schritt.

3. Wie lange dauert die Einrichtung?

Das hängt vom Umfang ab. Ein Minimalsetup (Kontakte importieren, Kalender einrichten, eine Pipeline) kann in wenigen Tagen laufen. Ein vollständiges Vorkonfigurationspaket mit Automationen, Funnel und Schulungen dauert in der Regel 1–3 Wochen.

4. Brauchen wir externe IT‑Ressourcen?

Nein, nicht zwingend. Für die Grundkonfiguration sind meist keine tiefen IT‑Kenntnisse nötig. Für spezielle Integrationen (z. B. individuelle API‑Schnittstellen) kann ein IT‑Dienstleister helfen. Ich biete außerdem vorkonfigurierte Setups und Schulungen an, damit du nicht alles selbst machen musst.

5. Wie sicher sind unsere Daten?

Die meisten etablierten Tools hosten Daten in sicheren Rechenzentren und bieten Standardfunktionen wie TLS‑Verschlüsselung und rollenbasierte Zugriffsrechte. Für besonders sensible Daten empfiehlt sich die Absprache mit dem Anbieter und ggf. zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen.

6. Kann die Voice‑AI deutschsprachig und fachlich trainiert werden?

Ja. Die Voice‑AI kann in deutscher Sprache agieren und mit spezifischem Wissen (z. B. deiner Website, FAQs, Dokumenten) trainiert werden. Dadurch beantwortet sie fachspezifische Fragen oder leitet korrekt weiter.

7. Was kostet das System wirklich?

Das hängt vom Plan ab. In meinem Setup zahle ich etwas über 400 € pro Monat für die SaaS‑Variante. Für viele KMUs ist das eine lohnende Investition, weil Zeitersparnis, bessere Prozesse und höhere Abschlussraten oft schneller Einsparungen erzeugen, als die monatlichen Kosten betragen.

Fazit

Tool‑Chaos ist kein Naturgesetz. Mit einem gut konfigurierten All‑in‑One‑CRM kannst du Kommunikation, Termine, Angebote, Rechnungen, Marketing und Automationen zusammenführen. Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht Geschäftsprozesse skalierbar.

Wenn du möchtest, unterstütze ich dich beim Aufbau eines vorkonfigurierten Systems für Maschinenbau, Handwerk oder KMU‑Dienstleistungen — inklusive Import deiner Kontakte, Einrichtung von Pipelines und Automationen sowie Schulungen für dein Team. Vereinbare ein kostenfreies Beratungsgespräch hier: https://www.maschinenbau-trifft-marketing.de/erstgesprach-vereinbaren

Oder lies zuerst weiter zu Themen wie Neukundengewinnung und Content‑Strategie: https://www.maschinenbau-trifft-marketing.de/neukundengewinnung

Wenn du Fragen hast oder eine erste Einschätzung möchtest, schreib mir oder buche einen Termin. Ich freue mich, dir zu zeigen, wie viel Effizienz und Klarheit ein einziges, gut eingerichtetes System in dein Unternehmen bringen kann.

Viele Grüße,
Felix — Felix Content Marketing

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