Interview mit Stefan Meuser, CSO der MUCH Gruppe: Automatisierungen in KMUs ohne Buzzwords, aber mit echtem Hebel
Automatisierungen in KMUs scheitern selten an fehlenden Ideen. Meistens scheitern sie daran, dass Unternehmen ihre Prozesse als riesigen Block betrachten. Dann wirkt alles zu komplex, zu technisch oder zu aufwendig. Genau deshalb war das Gespräch mit Stefan Meuser von der MUCH Gruppe so spannend. Denn hier geht es nicht um Theorie, sondern um echte operative Herausforderungen aus dem Mittelstand.
Die MUCH Gruppe in Limburg vermietet Zelte, Leichtbauhallen, Container und weitere temporäre Infrastruktur. Das Unternehmen bewegt sich in einem Umfeld, in dem Ausschreibungen, Logistik, Projektgeschäft, Materialflüsse und Personalthemen täglich ineinandergreifen. Also genau da, wo Automatisierungen in KMUs besonders viel bringen können, wenn man sie richtig angeht.
Im Kern dreht sich alles um eine einfache Frage: Welche wiederkehrenden Aufgaben binden wertvolle Zeit, obwohl sie strukturiert, messbar und damit automatisierbar sind?
Inhaltsverzeichnis
- Über das Unternehmen und den Blick auf Prozesse
- Ausschreibungen: viel Aufwand, viel Streuverlust, viel Potenzial
- Warum Unternehmen Prozesse oft falsch angehen
- Tools, Schnittstellen und Datenschutz: die Technik ist nicht der Anfang, sondern die Folge
- Bewerbermanagement: schnell, schlank und trotzdem brauchbar
- Entscheidungsmanagement: Informationen so aufbereiten, dass Entscheidungen leichter werden
- Wissensdatenbanken und Onboarding: Wissen aus Köpfen in Systeme holen
- Kommissionierung und Materialerkennung: wenn Prozesse komplexer sind als sie von außen wirken
- Woher dieser Blick auf Prozesse eigentlich kommt
- Akzeptanz im Team: ohne Menschen funktioniert keine Automatisierung
- Monitoring, Support und Schulung: nach Go-live fängt die Arbeit nicht auf einmal an aufzuhören
- Das eigentliche Prinzip hinter erfolgreicher Automatisierung
- FAQ zu Automatisierungen in KMUs
Über das Unternehmen und den Blick auf Prozesse
Worum geht es bei der MUCH Gruppe eigentlich konkret?
Stefan Meuser beschreibt die MUCH Gruppe als breit aufgestellten Vermiet- und Infrastrukturanbieter. Zum Portfolio gehören Zelte, Leichtbauhallen, Containeranlagen, Sanitärcontainer, Lagercontainer, Bodenschutz und sogar temporäre Sonderlösungen wie Gerichtsgebäude oder Kantinen. Wer also denkt, es gehe hier nur um Eventzelte, greift deutlich zu kurz.
Gerade diese Vielfalt macht das Thema Automatisierungen in KMUs so interessant. Denn je mehr Varianten, Materialkombinationen, Anfragen und Projektarten es gibt, desto schneller entstehen Engpässe in Prozessen, die lange manuell funktioniert haben, aber mit wachsender Komplexität an Grenzen stoßen.
Warum ist Prozessoptimierung für dich ein so wichtiges Thema?
Stefan treibt vor allem die Frage um, wie sich wiederkehrende Arbeiten reduzieren lassen, damit Fachkräfte ihre Zeit dort einsetzen können, wo sie wirklich Wert schaffen. Also nicht beim Zusammentragen immer gleicher Unterlagen oder beim Durchforsten irrelevanter Ausschreibungen, sondern im Kundenkontakt, in der Projektsteuerung und in der Lösungsfindung.
Genau da beginnt der eigentliche Wert von Automatisierungen in KMUs. Nicht als Selbstzweck, sondern als Entlastung im Tagesgeschäft.
Ausschreibungen: viel Aufwand, viel Streuverlust, viel Potenzial
Was ist bei Ausschreibungen die größte Hürde?
Ein klassisches Problem: Ausschreibungen müssen zunächst überhaupt gefunden werden. Danach beginnt der eigentliche Aufwand. Suchfilter sind zwar eingerichtet, Keywords bekannt, Benachrichtigungen kommen regelmäßig rein. Trotzdem bedeutet das noch lange nicht, dass eine Ausschreibung am Ende auch wirklich zum Unternehmen passt.
Oft liest sich ein Titel vielversprechend. Erst weiter unten wird klar, dass die Fläche zu klein ist, der Radius logistisch nicht wirtschaftlich oder die ausgeschriebene Leistung doch nicht dem entspricht, was der Titel vermuten ließ.
Das Ergebnis ist bekannt:
viel Leseaufwand
späte Ausschlüsse
wiederkehrende Dokumentenarbeit
gebundene Vertriebskapazität
Wer über Automatisierungen in KMUs nachdenkt, findet hier oft einen der schnellsten Hebel.
Wie würdest du so einen Ausschreibungsprozess automatisieren?
Der entscheidende Gedanke ist nicht, den gesamten Prozess auf einmal zu automatisieren. Stattdessen wird er in kleine Teilschritte zerlegt.
Beim Thema Ausschreibungen sieht das zum Beispiel so aus:
Der Ausschreibungstext wird strukturiert erfasst.
Die relevanten Kriterien werden mit dem Unternehmenswissen abgeglichen.
Es entsteht ein Score von 1 bis 100.
Nur Ausschreibungen über einem definierten Schwellenwert gehen in die nächste Prüfphase.
Erst dann steigt ein Mensch tiefer ein.
Typische Kriterien können sein:
Quadratmeterzahl
Umkreis und Logistikaufwand
Produkt- oder Leistungsart
interne Mindestanforderungen
wirtschaftliche Passung
So funktionieren Automatisierungen in KMUs besonders gut: klarer Input, klarer Output, klarer Entscheidungspunkt.
Und was ist mit Fehlern oder falsch aussortierten Ausschreibungen?
Das ist eine berechtigte Sorge. Deshalb sollte ein System nicht als starre Blackbox gebaut werden, sondern lernfähig sein. Ein sinnvoller Ansatz ist ein Verbesserungs- oder Lernbutton. Damit kann eine verantwortliche Person markieren, wenn ein Ergebnis falsch war oder der Filter nachgeschärft werden muss.
Wichtig sind dabei drei Dinge:
Nur ausgewählte Personen dürfen solche Anpassungen vornehmen.
Änderungen müssen testbar sein.
Es braucht einen Fallback auf die vorige Version.
Langfristig lässt sich die Fehlerquote deutlich senken, wenn Eingabe- und Ausgabemuster stabil sind und systematisch nachgeschärft wird. Die große Stärke von Automatisierungen in KMUs liegt also nicht darin, vom ersten Tag an perfekt zu sein, sondern darin, messbar besser zu werden.
Warum Unternehmen Prozesse oft falsch angehen
Was ist der häufigste Denkfehler bei Automatisierungsprojekten?
Viele sehen nur das große Ganze. Ein kompletter Ausschreibungsprozess. Ein komplettes Bewerbermanagement. Ein komplettes Wissenssystem. Das wirkt dann wie ein Mammutprojekt.
In der Praxis funktioniert es besser andersherum:
Erst den Prozess zerlegen. Dann den wirksamsten Schritt identifizieren. Genau diesen Schritt zuerst automatisieren.
Der Vorteil liegt auf der Hand. Jeder abgeschlossene Teilprozess liefert saubere Daten für den nächsten Schritt. So entsteht nach und nach ein belastbares System statt einer theoretischen Großbaustelle.
Genau deshalb sind Automatisierungen in KMUs kein IT-Großprojekt, sondern oft eine Folge kluger kleiner Entscheidungen.
Tools, Schnittstellen und Datenschutz: die Technik ist nicht der Anfang, sondern die Folge
Sind die Probleme bei Kunden eher ähnlich oder immer individuell?
Beides. Wiederkehrend sind meist die Muster: Daten müssen irgendwo abgegriffen, geprüft, ergänzt und weiterverarbeitet werden. Individuell ist fast immer die konkrete Ausprägung.
Ein Beispiel: Ein automatischer Kalkulator auf Basis von Zeichnungsdaten ist relativ klar. Man braucht die Zeichnung und den Berechnungsalgorithmus. Bei einer Nachkalkulation in einem komplexen Unternehmen sieht das ganz anders aus. Dort spielen interne Kürzel, gewachsene Abläufe und firmenspezifische Begrifflichkeiten eine große Rolle. Dann ist die Zusammenarbeit deutlich intensiver.
Wie wichtig sind Schnittstellen und Systemlandschaften?
Enorm wichtig. Wenn Daten sauber über eine Schnittstelle zur Verfügung stehen, ist vieles unkomplizierter. Wenn keine Schnittstelle existiert, beginnt oft die eigentliche Arbeit. Dann muss man alternative Wege finden, Daten möglichst naturgetreu aus dem System herauszubekommen.
Hier zeigt sich ein typisches Spannungsfeld bei Automatisierungen in KMUs: Große Unternehmen können beim ERP-Hersteller oft aktiv Schnittstellen anfordern. Kleine und mittlere Unternehmen müssen pragmatischer sein und mit den Gegebenheiten arbeiten.
Welche Rolle spielt Datenschutz bei KI und Automatisierung?
Eine sehr große. Am Anfang jedes Projekts steht die Frage, welche Daten das Unternehmen verlassen dürfen und welche nicht. Öffentliche Ausschreibungsdaten sind etwas anderes als internes Firmenwissen oder sensible Bewerberdaten.
Je nach Fall gibt es verschiedene Optionen:
Cloud-Lösungen für unkritische Daten
lokale oder On-Premise-Ansätze für sensible Daten
hybride Setups mit sauberem Cut zwischen öffentlichem und internem Bereich
Automatisierungen in KMUs müssen also nicht blind Richtung Cloud laufen. Entscheidend ist, dass Architektur und Sensibilität zusammenpassen.
Wie wählt man das richtige KI-Modell aus?
Nicht jedes Modell ist für jede Aufgabe geeignet. Das ist einer der Punkte, die im Markt oft untergehen. Viele kennen nur die einfache Nutzung eines Chatfensters. Für echte Unternehmensprozesse reicht das nicht.
Entscheidend sind unter anderem:
Geschwindigkeit
Qualität der Ergebnisse
Kosten pro Nutzung
Token-Fenster
Eignung für Text, Logik, Analyse oder Programmierung
Ein Unternehmen sollte verschiedene Modelle gegeneinander testen können. Erst dann wird sichtbar, ob ein teureres Modell tatsächlich einen relevanten Mehrwert bringt oder ob eine günstigere Alternative ausreicht. Gerade für Automatisierungen in KMUs ist diese Wirtschaftlichkeitsfrage zentral.
Bewerbermanagement: schnell, schlank und trotzdem brauchbar
Kann man Bewerbermanagement sinnvoll automatisieren?
Ja, aber mit Augenmaß. Wenn viele Bewerbungen auflaufen, kann ein vorgeschalteter Logik- und Scoring-Prozess enorm helfen. Dabei geht es nicht darum, Menschen stumpf auszusortieren, sondern den Aufwand für offensichtliche Fehlpassungen zu reduzieren.
Zum Beispiel durch:
gezielte Einstiegsfragen
Matching mit der ausgeschriebenen Rolle
Follow-up-Schritte, auf die Bewerbende reagieren müssen
einen Score zur ersten Einordnung
Wichtig ist aber der Kontext. Bei seltenen Spezialprofilen wäre zusätzliche Hürde kontraproduktiv. Bei Stellen mit hohem Volumen kann sie sinnvoll sein. Auch hier gilt: Automatisierungen in KMUs sind kein Standardrezept, sondern müssen zur Realität des Unternehmens passen.
Entscheidungsmanagement: Informationen so aufbereiten, dass Entscheidungen leichter werden
Was hat es mit E-Mails als Audiodatei auf sich?
Ein besonders schönes Praxisbeispiel. Führungskräfte treffen viele Entscheidungen unterwegs, oft ohne die Zeit oder Möglichkeit, sich durch lange E-Mails zu arbeiten. Die Lösung kann sein, relevante E-Mails automatisiert zu filtern, inhaltlich zusammenzufassen und per Text-to-Speech als Audiodatei bereitzustellen.
Der Ablauf ist im Kern simpel:
Nur E-Mails bestimmter Personen oder mit bestimmtem Betreff werden erfasst.
Text und Anhang werden ausgewertet.
Eine KI erstellt eine knappe Zusammenfassung.
Diese wird als Audiodatei ausgegeben.
Die entscheidende Person reagiert mit Ja, Nein oder Vielleicht.
Die Automatisierung sortiert, labelt oder bereitet die Folgeaktion vor.
Das ist ein gutes Beispiel dafür, wie Automatisierungen in KMUs nicht nur operative Sachbearbeitung beschleunigen, sondern auch Managemententscheidungen strukturieren können.
Wissensdatenbanken und Onboarding: Wissen aus Köpfen in Systeme holen
Wie kann eine Wissensdatenbank im Unternehmen helfen?
Viele Unternehmen hängen an Einzelpersonen. Das merkt man oft erst, wenn jemand ausfällt oder intern wechselt. Eine Wissensdatenbank kann helfen, unternehmensspezifisches und fachliches Wissen strukturiert zugänglich zu machen.
Das ist besonders hilfreich für:
Onboarding neuer Mitarbeitender
temporäre Unterstützung aus anderen Bereichen
standardisierte Fachfragen
internen Wissenstransfer
Was passiert, wenn sich Inhalte ändern?
Dann muss das System aktualisiert werden. Je nach Aufbau kann das händisch oder teilweise automatisiert erfolgen. Entscheidend ist: Das System darf nur auf die aktuellen Quellen zugreifen. Wenn veraltete Dateien oder Richtlinien liegen bleiben, vervielfältigt man Fehler.
Deshalb braucht jede Wissenslösung:
klare Verantwortlichkeiten
Versionierung
einen definierten Aktualisierungsprozess
gegebenenfalls Freigaben für Änderungen
Gut gemachte Automatisierungen in KMUs sorgen also nicht nur dafür, dass Wissen schneller verfügbar ist, sondern auch dafür, dass es verlässlich bleibt.
Kommissionierung und Materialerkennung: wenn Prozesse komplexer sind als sie von außen wirken
Wo wird es richtig anspruchsvoll?
Ein besonders spannender Fall aus der MUCH Gruppe ist die Kommissionierung von Zeltmaterial. Hunderttausende Quadratmeter Material, viele ähnliche Bauteile, unterschiedliche Spannweiten, Kombinationen und Einsatzzwecke. Für erfahrene Mitarbeitende ist dieses Wissen über Zeit erlernbar. Für neue Kolleginnen und Kollegen ist es ein sehr anspruchsvoller Einstieg.
Die Herausforderung: Die Teile sehen sich oft ähnlich, unterscheiden sich aber in entscheidenden Details. Gleichzeitig sollen keine unpraktischen oder optisch störenden Markierungen auf dem Material landen.
Ideen wie Kamerasysteme, RFID oder gelaserte Codes liegen nahe. Aber genau hier zeigt sich, wie wichtig Praxisnähe ist. Eine Lösung muss nicht nur technisch funktionieren, sondern auch zum Material, zur Nutzung und zum Arbeitsalltag passen.
Und manchmal lautet die ehrliche Antwort eben auch: Das ist kein Fall für eine schnelle Standardlösung.
Auch das gehört zu Automatisierungen in KMUs dazu. Nicht jeder Prozess ist sofort reif für Automatisierung. Manchmal muss man ihn zunächst beobachten, dokumentieren und in kleinere Fragestellungen zerlegen.
Woher dieser Blick auf Prozesse eigentlich kommt
Wie bist du überhaupt in dieses Denken hineingekommen?
Der Ursprung liegt nicht in einer Folienwelt, sondern ganz praktisch an der Maschine. In der Ausbildung zum Werkzeugmechaniker und später im Schichtbetrieb ging es um eine ganz einfache Frage: Wie produziere ich mit weniger körperlicher Anstrengung die gleiche oder sogar eine höhere Stückzahl?
Wenn sich an einem Bewegungsablauf pro Teil nur eine Sekunde sparen lässt, klingt das erst einmal lächerlich. Bei 500 Teilen pro Schicht ist es das nicht mehr. Dann entstehen plötzlich Puffer, weniger Druck und mehr Luft für Dinge, die sonst untergehen.
Hinzu kam die Zeit in der Instandhaltung. Dort ist man ständig gezwungen, sich in unbekannte Abläufe hineinzudenken. Eine Maschine steht, niemand weiß genau warum, und trotzdem muss man schnell verstehen, wie der Prozess grundsätzlich funktioniert. Dieses Denken in Abläufen, Engpässen und Ursache-Wirkung-Ketten zieht sich bis heute durch.
Genau daraus entsteht oft die beste Grundlage für Automatisierungen in KMUs: nicht aus Technikbegeisterung allein, sondern aus dem echten Wunsch, Arbeit einfacher, schneller und robuster zu machen.
Gibt es ein Beispiel dafür, warum kleine Verbesserungen große Folgen haben können?
Ja. Ein nicht rechtzeitig getauschter Wärmetauscher führte in einem Fall zu einem massiven Getriebeschaden. Die Maschine fiel sechs Wochen aus. Das ist der eigentliche Rattenschwanz schlechter Prozesse: Nicht nur Sekunden gehen verloren, sondern im schlimmsten Fall komplette Produktionskapazitäten.
Automatisierungen in KMUs haben deshalb oft auch einen präventiven Charakter. Sie schaffen Zeitfenster, Transparenz und Verlässlichkeit, bevor aus kleinen Versäumnissen teure Probleme werden.
Akzeptanz im Team: ohne Menschen funktioniert keine Automatisierung
Warum scheitern gute Lösungen manchmal trotzdem?
Weil das Team nicht mitgenommen wurde. Das ist einer der wichtigsten Punkte überhaupt. Eine Automatisierung, die nur auf Geschäftsführungsebene beschlossen wird, kann im Alltag unbewusst boykottiert werden. Nicht aus Böswilligkeit, sondern weil die Menschen ihren Bezug dazu nicht sehen.
Deshalb gilt:
früh mit den betroffenen Mitarbeitenden sprechen
ihre Sicht auf den Prozess ernst nehmen
sie an Entscheidungen beteiligen
nicht nur Nutzen fürs Unternehmen, sondern auch Erleichterung im Alltag sichtbar machen
Wenn das gelingt, entsteht oft das Gegenteil von Widerstand. Dann tragen Mitarbeitende plötzlich selbst neue Ideen in die Organisation hinein. Genau dann entfalten Automatisierungen in KMUs ihre eigentliche Dynamik.
Monitoring, Support und Schulung: nach Go-live fängt die Arbeit nicht auf einmal an aufzuhören
Was passiert nach der Einführung?
Auch das ist ein Punkt, der oft unterschätzt wird. Eine Lösung einfach hinzustellen und dann zu verschwinden, funktioniert nicht. Es braucht Backups, Fehlertracking, Monitoring und im Idealfall auch einen First-Level-Support.
Dazu gehören zum Beispiel:
regelmäßige Datensicherungen
Fehlerprotokolle und Benachrichtigungen
automatisierte Prüfungen von Systemzuständen
verständliche Handlungsempfehlungen im Fehlerfall
Schulungen für interne Teams
Je nach Kunde kann die Verantwortung unterschiedlich verteilt sein. Manche wollen die Lösung komplett betreiben lassen. Andere möchten das Know-how intern aufbauen. Dann sind Workshops sinnvoll, die nicht abstrakt bleiben, sondern direkt an den realen Prozessen des Unternehmens ansetzen.
Gerade darin liegt ein großer Vorteil von Automatisierungen in KMUs: Sie können nicht nur Prozesse verbessern, sondern auch internes Verständnis für digitale Abläufe aufbauen.
Das eigentliche Prinzip hinter erfolgreicher Automatisierung
Wenn du das Gespräch auf einen Gedanken runterbrechen müsstest, welcher wäre das?
Prozesse müssen nicht sofort perfekt digitalisiert werden. Sie müssen zuerst verstanden werden. Dann zerlegt man sie. Dann nimmt man sich den Schritt mit dem größten Hebel vor. Und dann wird getestet, verbessert und weitergebaut.
Was heute noch nicht geht, kann in einem halben Jahr plötzlich einfach sein. Gerade durch die schnelle Entwicklung bei KI, Integrationen und Low-Code-Tools verschieben sich Möglichkeiten laufend. Deshalb lohnt es sich, Themen nicht vorschnell abzuhaken.
Automatisierungen in KMUs sind am Ende keine Zukunftsmusik. Sie sind oft schon mit den heutigen Mitteln realistisch, wenn man praxisnah, schrittweise und mit sauberem Fokus vorgeht.
Wer eigene Prozesse prüfen möchte, kann sich ein kostenloses Erstgespräch sichern oder sich auf ProMechSys einen Überblick verschaffen, wie Prozessautomatisierung und KI im Mittelstand konkret umgesetzt werden.
FAQ zu Automatisierungen in KMUs
Lohnen sich Automatisierungen in KMUs auch für kleinere Unternehmen?
Ja. Gerade kleinere Unternehmen profitieren oft stark, weil wenige Personen viele wiederkehrende Aufgaben parallel stemmen müssen. Schon einzelne automatisierte Teilschritte können spürbar Zeit freimachen.
Muss ich für Automatisierungen in KMUs gleich den gesamten Prozess digitalisieren?
Nein. Der sinnvollere Weg ist fast immer, den Prozess in kleine Schritte zu zerlegen und mit dem Schritt zu starten, der den größten Hebel bietet.
Sind KI-Lösungen automatisch datenschutzkritisch?
Nicht automatisch. Entscheidend ist, welche Daten verarbeitet werden, wo sie verarbeitet werden und ob eine Cloud-, Hybrid- oder On-Premise-Lösung sinnvoll ist.
Kann man Ausschreibungen wirklich sinnvoll vorfiltern?
Ja. Wenn Kriterien wie Umkreis, Flächengröße, Leistungsart oder wirtschaftliche Mindestanforderungen klar definiert sind, lässt sich ein Scoring-System aufbauen, das irrelevante Ausschreibungen früh aussortiert.
Wie verhindert man, dass Mitarbeitende neue Systeme ablehnen?
Indem sie früh einbezogen werden. Wer täglich mit einem Prozess arbeitet, sollte auch bei der Gestaltung der Lösung mitreden können. Das erhöht Akzeptanz und verbessert meist auch das Ergebnis.
Was bringt eine Wissensdatenbank im Mittelstand?
Sie macht internes Wissen schneller verfügbar, unterstützt das Onboarding und reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Voraussetzung ist allerdings, dass Inhalte aktuell gehalten werden.
Wie wichtig ist Monitoring nach der Einführung?
Sehr wichtig. Ohne Backups, Fehlertracking und klare Supportwege wird aus einer guten Automatisierung schnell ein Risiko. Nachhaltige Automatisierungen in KMUs brauchen deshalb immer auch Betrieb und Betreuung.
Schau dir das Video zum Blogthema an Automatisierung im Mittelstand: Stefan Meuser (MUCH Gruppe) stellt die harte Fragen.
