Wie Metallverarbeiter und technische Mittelständler mit klaren Prozessen und KI-Automatisierung wieder Kontrolle in ihr Tagesgeschäft bekommen
...und endlich weniger Zeit mit Nachfassen, Suchen, Abstimmen und manueller Büroarbeit verlieren.
Ganz ohne neues Großprojekt, ohne monatelange ERP-Einführung und ohne dass die Mitarbeiter zu IT-Experten werden müssen.
Mehr Überblick im Tagesgeschäft
Eure Aufgaben, Angebote, Kundenanfragen und internen Übergaben laufen nicht mehr nebenbei über E-Mail, Excel, WhatsApp und Zuruf. Sie bekommen klare Abläufe, die für alle nachvollziehbar sind.
Weniger manuelle Arbeit
Wiederkehrende Tätigkeiten wie Nachfassen, Zusammenfassen, Prüfen, Sortieren, Erinnern oder Dokumentieren werden Schritt für Schritt automatisiert.
Mehr Ruhe in Führung und Team
Ihr müssen nicht mehr ständig hinterherlaufen, nachfragen oder Dinge selbst retten. Prozesse werden sichtbar, Aufgaben bleiben nicht liegen und Informationen gehen nicht verloren.
Du kennst sicherlich diese Herausforderungen...
Fünf Symptome, die ich in fast jedem Erstgespräch höre.
01
Angebotsprozess
Angebote werden geschrieben, aber nicht konsequent nachgefasst. Irgendwann meldet sich der Kunde nicht mehr oder der Auftrag geht an jemand anderen.
02
Aufgaben entstehen überall
Per E-Mail, im Telefonat, in WhatsApp, im Meeting, beim Kunden oder direkt in der Werkstatt. Aber niemand hat wirklich den vollständigen Überblick.
03
Immer andere Abläufe
Deine Mitarbeiter machen vieles richtig, aber jeder auf seine eigene Art. Dadurch hängen wichtige Abläufe an einzelnen Personen und funktionieren nur, solange diese Person verfügbar ist.
04
Ohne Ende Programme
Ihr habt bereits Tools im Einsatz: CRM, ERP, Projektmanagement, Outlook, Excel oder Teams. Trotzdem fühlt sich der Alltag nicht einfacher an.
05
KI Versuche die nichts bringen
KI wird hier und da ausprobiert, aber es bleibt bei einzelnen Tests. Es gibt keinen sauberen Prozess, keine klare Verantwortung und keinen messbaren Nutzen.
06
Brände löschen statt lenken
Du bist in der Geschäftsführung operativ viel zu tief drin. Statt am Unternehmen zu arbeiten, musst du ständig Dinge nachhalten, erklären, prüfen oder selbst erledigen.
Kommen dir diese Punkte bekannt vor?
Dann wird es Zeit, dass wir miteinander sprechen.
Entdeckst du dein Unternehmen hier wieder?
Alte Digitalisierungsmythen und deren Konsequenzen für viele Betriebe.
X Mythos 1: Unsere Prozesse sind zu individuell für Automatisierung
Viele technische Betriebe glauben, ihre Abläufe seien zu speziell, um sie zu automatisieren.
Die Realität:
Gerade individuelle Prozesse brauchen klare Struktur. Nicht alles muss automatisiert werden. Aber die wiederkehrenden Schritte, Übergaben und Entscheidungen lassen sich oft deutlich besser abbilden, als viele denken.
X Mythos 2: KI bringt uns nichts, wir sind kein Softwareunternehmen
Viele Geschäftsführer sehen KI als Thema für Start-ups, Konzerne, Privatpersonen oder reine Büroorganisationen.
Doch im produzierenden Gewerbe entstehen täglich Informationen, Entscheidungen und Abstimmungen, bei denen KI helfen kann: E-Mails zusammenfassen, Aufgaben vorbereiten, Angebote nachfassen, Kundendaten strukturieren, Meetings dokumentieren oder interne Rückfragen reduzieren.
X Mythos 3: Erst brauchen wir ein neues ERP, CAD oder CRM
Neue Software klingt oft nach der großen Lösung.
In der Praxis entsteht dadurch häufig nur ein weiteres System. Wenn die Prozesse vorher nicht sauber sind, wird auch ein neues Tool nicht sauber genutzt.
X Mythos 4: Unsere Mitarbeiter nutzen das sowieso nicht
Mitarbeiter lehnen selten bessere Prozesse ab. Sie lehnen komplizierte Lösungen ab, die zusätzlich Arbeit machen.
Deshalb bauen wir Abläufe so, dass sie zum bestehenden Alltag passen. Nicht als Digitalprojekt von oben, sondern als praktische Entlastung für die Menschen, die täglich damit arbeiten.
Das Problem ist nicht, dass euch im Betrieb Tools fehlen.
Das Problem ist, dass eure Abläufe nicht klar genug definiert sind, damit Tools,
Automatisierung und KI zuverlässig arbeiten können.
3. CRM, als Zentrale Datenbank
Alle Anfragen zentral. Automatische Reminders. Kein Kunde fällt mehr durch.
Beispiel:
Follow-up-Rate +80%. Mehr Aufträge, ohne mehr zu arbeiten.
Die 4 Bereiche, mit denen wir eure Betriebsprozesse neben dem Tagesgeschäft automatisierbar machen
01
Prozessklarheit schaffen
Wir schauen uns an, wo im Alltag Zeit verloren geht: Angebote, Nachverfolgung, interne Aufgaben, Kundenkommunikation, Projektübergaben, Dokumentation oder wiederkehrende Abstimmungen.
Dabei geht es nicht um Theorie. Wir wollen verstehen, wie der Betrieb wirklich arbeitet.
02
Automatisierungspotenziale finden
Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden.
Wir identifizieren die Stellen, an denen Automatisierung oder KI sofort Wirkung bringt: weniger manuelle Arbeit, weniger Rückfragen, weniger vergessene Aufgaben, weniger Sucherei.
03
Workflows bauen, die im Alltag funktionieren
Wir verbinden bestehende Tools, strukturieren Informationen und bauen einfache, robuste Abläufe.
Zum Beispiel:
automatische Aufgaben aus E-Mails
strukturierte Nachfassprozesse für Angebote
KI-Zusammenfassungen aus Kundenkommunikation
Dashboards für Geschäftsführung und Team
usw.
04
Einführung und laufende Optimierung
Ein Prozess ist erst gut, wenn er genutzt wird.
Deshalb begleiten wir nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch die Einführung im Team. Wir prüfen, was funktioniert, was hakt und wo nachgeschärft werden muss.
Das Ziel ist nicht maximale Digitalisierung.
Das Ziel ist ein Betrieb, der ruhiger, klarer und verlässlicher läuft.
Der Unterschied zum Standard:
Viele Anbieter, ohne eigene Erfahrung in der Praxis, bauen ein neues System neben dein altes. Wir bauen dein altes zum System um.
Was sich für Euch messbar verändert
Weniger operative Reibung
Informationen müssen nicht mehr an fünf Stellen gesucht werden. Aufgaben sind klarer, Übergaben sauberer und offene Punkte sichtbarer.
Mehr Verbindlichkeit
Angebote, Rückfragen und interne Aufgaben bleiben nicht mehr liegen, nur weil gerade viel los ist.
Bessere Nutzung vorhandener Tools
Wir holen mehr aus den Systemen heraus, die bereits genutzt werden. Oft braucht es nicht direkt neue Software, sondern bessere Abläufe zwischen den bestehenden Werkzeugen.
KI mit echtem Nutzen
KI wird nicht als Spielerei eingeführt, sondern dort eingesetzt, wo sie konkret Zeit spart oder bessere Entscheidungen vorbereitet.
Auf Wunsch komplett lokal
Geringerer Führungsaufwand
Du musst als Geschäftsführer weniger manuell kontrollieren, weniger nachfragen und weniger selbst auffangen. Dein Team bekommt klarere Prozesse und du mehr Überblick.
Konkrete Kundenfälle die wir zeigen dürfen
4 Betriebe, 4+ Engpässe, 4+ Ergebnisse.
Hier liest du keine Code-Namen wie „Kunde A aus der Region Süd".
Vier echte Firmen, vier echte Engpässe, vier echte Ergebnisse.
Fahrzeugbau Kempf
Nutzfahrzeugbauer aus dem Westerwald
Ausgangslage
Die SUMS-Zertifizierung (Software Update Management System) stand an. Der ursprünglich kalkulierte Dokumentations-prozess hätte deutlich länger als 6 Wochen gedauert und zwei Mitarbeiter für die Zeit aus dem Tagesgeschäft gerissen.
Lösung
Wir haben den Dokumentationsprozess gemeinsam neu aufgesetzt, Vorlagen und Strukturen geschaffen und die Inhalte direkt aus aufgebauten Datensätzen gezogen, statt sie händisch zusammenzusuchen oder blind von ChatGPT schreiben zu lassen.
Ergebnis
Drei Wochen Arbeitszeit von zwei Mitarbeitern eingespart. Zertifizierung erfolgreich bestanden. Heute laufen weitere Projekte: automatisierte Nachkalkulation, Rohmaterialbestellung auf Basis von Börsenpreis-Entwicklungen, Shopfloor-Fehleranalyse und Wissensmanagement.
messpunktplus
Vermessungsbüro aus Hachenburg
Ausgangslage
Nach einer Drohnenbefliegung mussten Bruchkanten an Bordsteinen und Höhenversätzen mühsam händisch als Polylinien nachgezogen werden. Pro Modell bis zu drei Tage Vollzeitarbeit.
Lösung
Eigenes Skript für das 3D-Programm weiterentwickelt. Der Mitarbeiter markiert eine Bruchkante, klickt Play, und das Skript zieht die Polylinie automatisch über den gesamten Bordstein, bis er flach wird oder endet.
Ergebnis
Aufwand pro Modell um über 50 % reduziert. Etwa 1,5 Tage Arbeitszeit pro Auftrag freigespielt. Zusätzlich eigener browserbasierter 3D-Viewer entwickelt, sodass Endkunden Vermessungsdaten ohne CAD-Software wie Reshaper abfragen können.
GERZ GmbH
Metallbauer aus Luckenbach
Ausgangslage
Eingehende Anfragen verteilten sich über E-Mail-Postfächer, Notizzettel und einzelne Mitarbeiter.
Niemand hatte einen vollständigen Überblick darüber, welche Anfragen offen waren und wo sie hängen blieben. Der Vertrieb war manuell, langsam und über mehrere Köpfe verteilt — Anfragen fielen regelmäßig durchs Raster.
Lösung
Wir haben eine zentrale Lead-Automation aufgesetzt, in der jede eingehende Anfrage strukturiert erfasst und automatisch dem richtigen Schritt im Vertriebs-Prozess zugeordnet wird.
Zusätzlich entwickeln wir einen Online-Konfigurator für ein eigenes Produkt (ROLLFENSTER®), der Anfragen direkt am Eingang vorqualifiziert, bevor sie überhaupt in den Vertrieb laufen.
Ergebnis
Erstmals ein vollständiger Überblick über alle eingehenden Anfragen — und der Sales-Prozess wird seitdem laufend weiter automatisiert.
Mitarbeiter werden spürbar entlastet, Kunden bekommen schneller Antwort, und vorqualifizierte Anfragen kommen mit deutlich höherer Abschluss-wahrscheinlichkeit beim Vertrieb an.
Krüger Medienhaus
Druckerei aus Hachenburg
Ausgangslage
Jeder Auftrag wurde mit Laufzetteln und Klemmbrettern durch die Produktion gesteuert. David Mies wusste zu keinem Zeitpunkt verlässlich, wo welches Projekt gerade steht und wie viel Kapital in welcher Produktionsstufe gebunden ist.
Lösung
Wir haben Laufzettel und Klemmbretter abgeschafft und ein eigenes Produktions-Dashboard aufgebaut, das jeden Auftrag in Echtzeit abbildet.
Status, Verantwortlichkeiten und gebundene Werte in jeder Produktionsstufe sind heute auf Knopfdruck sichtbar — von jedem Endgerät aus, ohne dass jemand durch die Werkstatt laufen muss.
Ergebnis
Vollständige Echtzeit-Transparenz über die laufende Produktion. Aus „der Ordner liegt bei Jürgen" wurde ein System auf Knopfdruck.
David Mies kann heute zu jeder Tageszeit eine Steuerungs-Entscheidung treffen, ohne dafür im Betrieb sein zu müssen, und sieht exakt, in welcher Produktionsstufe wie viel Geld gerade gebunden ist.
Warum Die ProzessWerkstatt?
01
Wir verstehen technischen Mittelstand
Wir kommen nicht mit Start-up-Sprech und Software-Folien. Wir beschäftigen uns mit realen Abläufen in Maschinenbau, Fertigung, Handwerk und industriellen Dienstleistungen. Felix Schmidt ist staatlich geprüfter Maschinenbautechniker mit über 15 Jahren Erfahrung.
02
Prozesse vor Tools
Wir verkaufen kein Tool, nur weil es gerade modern ist. Erst muss klar sein, welcher Prozess verbessert werden soll. Danach entscheiden wir gemeinsam, welche Automatisierung oder welches Tool sinnvoll ist.
03
Pragmatische Umsetzung statt Wirbelsturm-Taktik
Keine monatelange Konzeptphase. Wir starten dort, wo der größte Hebel liegt, und bauen Schritt für Schritt funktionierende Lösungen.
04
KI ohne Hype
Wir setzen KI nicht ein, weil es modern klingt oder ein Youtuber es grad im Video empfohlen hat. Sondern weil sie in bestimmten Prozessen Arbeit abnehmen kann. Immer mit Kontrolle, klaren Regeln und nachvollziehbaren wiederkehrenden Ergebnissen.
05
Geringer Zeitaufwand fürs Team
Wir wissen, dass das Tagesgeschäft weiterläuft. Deshalb gestalten wir die Zusammenarbeit so, dass wir nicht wochenlang in Workshops sitzen müssen.
06
Messbare Verbesserung
Am Ende zählt nicht, wie modern der Workflow aussieht. Am Ende zählt, ob weniger liegen bleibt, weniger gesucht wird, die Qualität verbessert wurde und der Betrieb verlässlicher läuft.
3. CRM, als Zentrale Datenbank
Alle Anfragen zentral. Automatische Reminders. Kein Kunde fällt mehr durch.
Beispiel:
Follow-up-Rate +80%. Mehr Aufträge, ohne mehr zu arbeiten.
Über Felix Schmidt und die ProzessWerkstatt
- 2005 – 2009 Ausbildung zum Werkzeugmechaniker, Fachrichtung Stanz- und Umformtechnik.
- 2009 – 2012 CNC-Dreher für Serienteile in der Automobilzulieferung. Anschließend Instandhaltung. Hier habe ich angefangen, in Prozessen zu denken statt in Tätigkeiten.
- 2012 Wechsel ins Konstruktionsbüro.
- 2012 – 2016 Weiterbildung zum staatlich geprüften Maschinenbautechniker (Abendschule, neben dem Vollzeit-Job).
- 2012 – 2022 Zehn Jahre projektleitender Konstrukteur. Verantwortlich für Festigkeitsberechnung (FEM), Automatisierung im Konstruktionsbereich, Entwicklung von Programmen und Makros zur Prozessoptimierung.
Mein Name ist Felix Schmidt.
Ich helfe als staatlich geprüfter Maschinenbautechniker produzierenden Betrieben, Maschinenbauern, Fertigern und technischen Mittelständlern dabei, ihre Prozesse so zu strukturieren, dass Automatisierung und KI im Alltag wirklich funktionieren.
In vielen Betrieben sehe ich dasselbe Muster:
Die Qualität stimmt.
Die Leute sind gut.
Die Kunden sind da.
Aber intern entsteht zu viel Reibung.
Aufgaben laufen über zu viele Kanäle. Informationen hängen an einzelnen Personen. Angebote werden nicht sauber nachgefasst. KI wird ausprobiert, aber nicht sinnvoll in den Alltag eingebunden.
Genau hier setzt die ProzessWerkstatt an.
Wir bringen Klarheit in Abläufe, bauen pragmatische Automatisierungen und helfen Unternehmen, KI nur dort einzusetzen, wo sie wirklich entlastet.
Nicht als großes Digitalisierungsprojekt. Sondern als praktische Verbesserung im Tagesgeschäft.
3. CRM, als Zentrale Datenbank
Alle Anfragen zentral. Automatische Reminders. Kein Kunde fällt mehr durch.
Beispiel:
Follow-up-Rate +80%. Mehr Aufträge, ohne mehr zu arbeiten.
Zeit, Eure manuellen Prozesse aus dem Tagesgeschäft herauszuholen
Wenn Angebote liegen bleiben, Aufgaben verloren gehen oder die Mitarbeiter ständig zwischen E-Mail, Excel, WhatsApp und anderen Programmen hin und her springen, kostet das jeden Monat Zeit, Geld und Nerven.
Lass uns in einem Erstgespräch prüfen, wo in deinem Unternehmen der größte Hebel liegt.
Wir schauen gemeinsam auf deine aktuelle Situation und prüfen, welche Prozesse sich kurzfristig verbessern oder komplett automatisieren lassen.
So läuft die Zusammenarbeit ab
01
Erstgespräch anfragen
Du buchst ein unverbindliches Gespräch. Wir prüfen gemeinsam, wo ihr im Unternehmen aktuell steht und ob euer Unternehmen grundsätzlich zu unserer Arbeitsweise passt.
02
Prozesspotenziale erkennen
Wir analysieren gemeinsam, welche Abläufe aktuell Zeit kosten, unklar sind oder immer wieder manuell nachgehalten werden müssen.
03
Umsetzungsplan erhalten
Wenn wir helfen können, entwickeln wir einen konkreten Plan: welche Prozesse zuerst angegangen werden, welche Tools sinnvoll sind und wo KI oder Automatisierung den größten Nutzen bringt.
04
Umsetzung starten
Wir bauen die ersten Workflows, testen sie mit Ihrem Alltag und optimieren so lange, bis sie wirklich genutzt werden.
Häufig gestellte Fragen
Brauchen wir dafür ein neues ERP oder CRM?
Nicht unbedingt. In vielen Fällen arbeiten wir zunächst mit den Systemen, die bereits vorhanden sind. Entscheidend ist, dass die Prozesse klar werden und die Tools sinnvoll zusammenspielen.
Müssen unsere Mitarbeiter technisch fit sein?
Nein. Die Lösungen müssen so einfach sein, dass sie im Alltag genutzt werden. Wenn ein Prozess nur für IT-affine Menschen funktioniert, ist er für den Mittelstand meist nicht robust genug.
Was kann KI bei uns konkret übernehmen?
Typische Einsatzbereiche sind Zusammenfassungen, Aufgabenentwürfe, E-Mail-Vorbereitung, Dokumentation, Nachfasslogik, Wissensstrukturierung und Entscheidungsunterstützung. Wichtig ist: KI ersetzt nicht die Verantwortung, sondern entlastet bei wiederkehrenden Arbeitsschritten.
Wie schnell sieht man erste Ergebnisse?
Das hängt vom Prozess ab. Erste Verbesserungen sind oft innerhalb weniger Wochen möglich, wenn der Anwendungsfall klar begrenzt ist. Größere Prozesslandschaften werden Schritt für Schritt aufgebaut.
Ist das auch für kleinere Betriebe sinnvoll?
Ja, oft sogar besonders. Kleine und mittlere Betriebe haben selten die Zeit, zusätzliche Verwaltung aufzubauen. Gute Prozesse und einfache Automatisierung können hier sehr schnell spürbar entlasten.
Was unterscheidet euch von einer klassischen IT- oder Softwareagentur?
Wir starten nicht bei der Technik, sondern beim Ablauf. Erst wenn klar ist, wo Zeit verloren geht und was verbessert werden soll, bauen wir die passende Lösung. Dadurch entstehen keine schönen Tools, die später niemand nutzt.
3. CRM, als Zentrale Datenbank
Alle Anfragen zentral. Automatische Reminders. Kein Kunde fällt mehr durch.
Beispiel:
Follow-up-Rate +80%. Mehr Aufträge, ohne mehr zu arbeiten.
Wir helfen produzierenden Unternehmen, Zeit zu sparen und zu skalieren. Ohne neue Mitarbeiter. Aus 17 Jahren Praxiserfahrung.
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